Sáng thứ Hai đội tháo dỡ bắt đầu làm trần và cắt sàn đi lại dây mạng, nhưng phòng kế toán vẫn cần tra cứu chứng từ quý trước và máy chủ nội bộ chưa biết đặt tạm ở đâu. Tình huống này rất dễ xảy ra khi doanh nghiệp bước vào đợt cải tạo văn phòng mà chỉ tính ngày bàn giao mặt bằng trống, quên mất việc vận hành tạm thời trong những ngày đầu khởi công. Để công việc không rối loạn, kế hoạch di dời thiết bị và giấy tờ cần đi trước lịch đập phá ít nhất vài ngày.
Với hồ sơ kế toán, rủi ro lớn nhất không phải là nặng nhọc khi khuân vác mà là thất lạc chứng từ gốc hoặc nhầm lẫn thứ tự lưu trữ. Thay vì gom tất cả vào thùng carton cùng lúc, bộ phận kế toán nên chia giấy tờ thành hai nhóm: nhóm đã quyết toán hoặc ít tra cứu thì đóng thùng, niêm phong và cất vào kho lưu trữ; nhóm hóa đơn, hợp đồng đang xử lý trong tháng thì đặt vào các khay nhựa có nắp đậy để mang theo tới chỗ ngồi tạm. Mỗi thùng cần dán nhãn ghi rõ năm tài chính và danh mục bên trong ở cả mặt trên lẫn mặt hông. Nhờ vậy, khi xếp chồng các thùng lên nhau ở góc tập kết, người phụ trách vẫn đọc được thông tin ngay mà không phải nhấc từng thùng ra tìm.
Khác với thiết kế nội thất chung cư vốn chỉ cần dọn đồ gia dụng và quần áo cá nhân, việc chuẩn bị mặt bằng để thi công nội thất văn phòng phức tạp hơn nhiều ở hệ thống máy chủ, tủ mạng (tủ rack chứa thiết bị điều khiển mạng) và máy in công suất lớn. Trước khi tháo dỡ, nhân sự kỹ thuật cần chụp ảnh lại sơ đồ cắm dây và dán nhãn đánh số từng đầu cáp mạng, cáp nguồn. Nếu rút toàn bộ dây cáp mà không đánh dấu, lúc lắp lại sau khi xong phần điện và mạng mới, việc dò tìm từng đường truyền cho từng dãy bàn sẽ tốn rất nhiều giờ đồng hồ.
Cách di dời cũng phụ thuộc trực tiếp vào phương án thi công văn phòng mà doanh nghiệp lựa chọn. Chẳng hạn, nếu công ty thuê mặt bằng tạm ở nơi khác và giao toàn bộ sàn cho nhà thầu, bạn chỉ cần vận chuyển một lần. Nhưng nếu doanh nghiệp chọn vừa làm việc vừa cải tạo cuốn chiếu từng khu vực hoặc thi công ngoài giờ để tiết kiệm chi phí thuê chỗ mới, sự đánh đổi là bụi mịn từ việc cắt thạch cao, làm sàn và tiếng ồn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thiết bị điện tử. Lúc này, máy tính, máy photocopy và tủ hồ sơ ở khu vực giáp ranh công trường phải được bọc kín bằng màng nilon dày sau mỗi giờ tan ca.
Bụi xây dựng lọt vào khe tản nhiệt rất dễ làm hỏng bo mạch hoặc kẹt cơ cấu kéo giấy của máy in.
Để đơn vị thi công nội thất làm việc trôi chảy từ khâu dựng vách kính, đi đường ống trên trần cho đến lát sàn, khu vực tập kết đồ đạc tại chỗ phải được đo và chọn rất kỹ. Một lỗi phổ biến là dồn toàn bộ tủ hồ sơ sắt và máy móc vào sát bức tường dự kiến sẽ lắp vách kính hoặc đi lại ổ cắm âm sàn. Khi từng hạng mục triển khai tới đó, nhân viên lại phải mất công khiêng dọn thêm lần nữa. Bạn nên đối chiếu trực tiếp với bản vẽ mặt bằng để chọn một góc đã hoàn thiện hoặc ít can thiệp kỹ thuật nhất làm kho tạm, đồng thời chừa lối đi đủ rộng cho việc vận chuyển tấm thạch cao và kính khổ lớn.
Mọi thiết bị và thùng tài liệu chỉ nên đưa về vị trí mới sau khi đã nghiệm thu bàn giao xong phần thô, vệ sinh sạch bụi công nghiệp và kiểm tra độ ổn định của nguồn điện, cổng mạng tại từng bàn làm việc. Khi cần trao đổi kỹ hơn về trình tự giải phóng mặt bằng cho các hạng mục nội thất văn phòng, doanh nghiệp có thể liên hệ MoreHome — đơn vị thiết kế và thi công nội thất văn phòng — qua hotline 09.31.31.88.77. Ngay hôm nay, bạn hãy cùng bộ phận kế toán và IT đi một vòng quanh văn phòng, cầm theo sơ đồ mặt bằng cải tạo để khoanh vùng những tủ hồ sơ cần niêm phong trước và xác định chính xác vị trí sẽ đặt tạm cụm máy chủ trong tuần khởi công.