Khi hợp đồng thuê chưa hết nhưng số chỗ ngồi đã chật, nhiều doanh nghiệp muốn sửa lại chỗ làm việc mà ngại nhất cảnh phải cho toàn bộ nhân viên nghỉ hoặc thuê tạm văn phòng khác. Chi phí thuê chỗ tạm thường tốn kém, lại mất công dọn đồ hai lần. Thực tế, việc cải tạo văn phòng khi mọi người vẫn đang làm việc là điều hoàn toàn làm được, miễn là mặt bằng được chia nhỏ theo từng khu và thứ tự công việc được tính trước thật kỹ.
Cách làm phổ biến là chia sàn thành hai hoặc ba phần độc lập, chẳng hạn như dồn tạm người sang khu làm việc chung để làm trước phòng họp và phòng giám đốc. Các hạng mục tạo ra nhiều bụi và tiếng ồn lớn như khoan tường, cắt thạch cao làm trần, hay dựng khung vách kính nên được dồn làm ngoài giờ hành chính hoặc cuối tuần. Ban ngày, khu vực đang sửa cần được quây kín bằng bạt nilông từ sàn lên trần để bụi mịn không bay sang khu vực nhân viên đang ngồi gõ máy tính.
Đánh đổi lớn nhất của cách làm cuốn chiếu này là thời gian thi công văn phòng sẽ kéo dài hơn so với việc dọn sạch mặt bằng làm một lần. Thợ không thể làm liên tục cả ngày lẫn đêm, chi phí nhân công ngoài giờ cũng có thể nhích lên. Bù lại, doanh nghiệp giữ được nhịp công việc hàng ngày, khách hàng liên hệ vẫn có người trực, và không bị phát sinh tiền thuê nơi làm việc tạm thời.
Một lỗi rất hay gặp trong các đợt thi công nội thất văn phòng là ngắt nhầm nguồn điện hoặc làm đứt đường cáp mạng chung của công ty. Để tránh việc này, trước khi cho thợ đụng vào trần hoặc sàn, người phụ trách cần đo và đánh dấu riêng các đường dây cấp cho máy chủ, wifi và ổ cắm bàn làm việc hiện hữu. Nếu cần đi lại đường điện mới, hãy chọn phương án chạy dây song song, nghiệm thu xong nhánh mới rồi mới ngắt và thu hồi nhánh cũ.
Sau khi xong phần thô, việc lắp đặt bàn ghế và tủ kệ nên được hẹn giao vào cuối buổi chiều thứ sáu. Thứ bảy và chủ nhật là lúc thích hợp nhất để kê dọn nội thất văn phòng, vệ sinh sàn và lau dọn mùi keo dán. Sáng thứ hai đi làm, nhóm nhân viên đầu tiên có thể chuyển đồ cá nhân sang ngồi chỗ mới ngay, trả lại phần mặt bằng cũ để tiếp tục làm giai đoạn sau.
Nếu đang lên kế hoạch sửa lại chỗ ngồi, bạn có thể bắt đầu bằng việc in bản vẽ mặt bằng hiện tại ra giấy, rồi dùng bút màu khoanh thử xem khu vực nào có thể dọn trống trước trong khoảng hai tuần tới.